XWiki erlaubt es unterschiedliche Nutzer in Gruppen zusammenzufassen. Diesen Gruppen können dann für ganze Bereiche oder einzelne Seiten Zugriffsrechte zugeordnet werden. Im Nachfolgenden werden einige nützliche Vorgehensweisen im Zusammenhang von Vergabe der Nutzungsrechte beschrieben:
1. Benutzer anlegen
Benutzer können nur von Administratoren angelegt werden. Ins Wiki einloggen und dann oben rechts auf „Verwalten“ → „Einstellungen verwalten“ → „Users“ → „Benutzer hinzufügen“.
Alle Wikinutzer werden der Gruppe XwikiAllGroup angelegt.
2. Gruppe anlegen
Gruppen können ebenfalls nur von Administratoren angelegt werden. Ins Wiki einloggen und dann oben rechts auf „Verwalten“ → „Einstellungen verwalten“ → „Groups“ → „Gruppe hinzufügen“.
3. Benutzer einer Gruppe zuordnen
Um einzelne Benutzer einer Gruppe hinzuzufügen, auf das Stift-Symbol 
gehen. Dort unter Hinzufügen, den gewünschten User eintippen und mit „Hinzufügen“ der Gruppe zuordnen.
4. Ganzer Gruppe Zugriffsrecht auf kompletten Bereich (samt Unterseiten) zuweisen
Im Wiki oben rechts auf „Verwalten“ → „Einstellungen Bereich“ → „Rights“.
Dort dann nur der Gruppe, die Rechte haben soll, entsprechende Berechtigungen (Ansehen, Kommentieren, Editieren, Löschen) geben.
Alle anderen Gruppen müssen nicht ausgeschlossen werden! Wenn kein grünes Häkchen gesetzt ist, bedeutet das automatisch dass es für diesen Bereich keine Zugriffsrechte gibt.
Wichtig ist, dass v.a. die XwikiAllGroup nicht explizit ausgeschlossen wird, denn in dieser Gruppe sind alle User enthalten.
Administratoren sind von jeglichen Ausschlussregeln ausgenommen.
Sind die Unterseiten tatsächlich korrekt einem Bereich zugeordnet, übertragen sich die Rechte des Oberbereichs auf alle Unterseiten.
Unterseiten sind einem Bereich strukturell nur zugeordnet wenn man in den Bereich navigiert und erst dort „Neue Seite anlegen“ auswählt.
5. Ganzer Gruppe Zugriffsrecht auf einzelne Seite zuweisen
Rechte für einzelne Seiten werden über „Editieren“ → „Zugriffsrechte“ (oben links im Wiki) vergeben.
Auch hier gilt: Dort dann nur der Gruppe, die Rechte haben soll, entsprechende Berechtigungen (Ansehen, Kommentieren, Editieren, Löschen) geben.
Alle anderen Gruppen müssen nicht ausgeschlossen werden!
6. Ausnahmen für Gruppenregelungen für Einzelnutzer erstellen
Es kann vorkommen, dass es einen Bereich gibt, der nur für eine bestimmte Gruppe einsehbar sein soll. Gleichzeitig soll jedoch ein bestimmter Nutzer, der nicht Mitglied dieser Gruppe ist, Zugriff auf eine bestimmte Unterseite haben. Hierfür auf die Unterseite navigieren, dann über „Editieren“ -> „Zugriffsrechte“ dem betroffenen User entsprechende Rechte zuordnen.
Dadurch werden alle anderen User und Gruppen automatisch ausgeschlossen. Die Gruppe, deren Zugriffsrecht bestehen bleiben soll, muss also nochmal explizit freigegeben werden.